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メールを書くときに注意していること

こんにちは。鈴木尚です。

私がいつもメールを使う時に気をつけていることをまとめてみたいと思います。

まず、メールのメリットとデメリットについて、まとめますね。

【メリット】
　・時間を節約できる
　・同じ内容を複数に同時に送れる
　・履歴が残る

【デメリット】
　・相手が読んだかどうがわからない
　・文書の書き方によっては相手に誤解を与えてしまう。
　・直接会って伝えた方が早い場合もある。

このようにメールにはメリットとデメリットがあります。

なので、ちょっとした事ではありますが、以下のような事に気を付けてメールを使うようにします。

余計はトラブルは起こしたくないですからね。

１．件名

　ひと目で内容がわかる件名をつけるようにしています。

　「○○のお願い」「○○の件の概要をお伝えします」など

　メーリングリストに投稿する場合、読んで欲しい相手の名前を件名に入れることもあります。

　「【○○さんへ】先日の打ち合わせの時にご依頼いただいた件の回答です」など

　大事なメールや返事が欲しい場合も件名に入れてしまいます。
　【重要】【要返信】など

２．宛名を書く

　誰にあてたメールなのかを最初に書いています。
　基本的にフルネームですが、親しい場合は苗字だけにしたり、ニックネームにします。

３．名乗る

　自分の名前を名乗ります。
　名前を書いていないと誰からのメールなのかわかりませんからね。
　宛名とあわせる事も大事です。宛名がフルネームであれば自分もフルネームにしています。

４．本文

　読みやすさに注意して、意味のまとまり毎に改行をいれるようにしています。

　見出しに■や【】などの記号を使うこともよくあります。
　例）■日程　、【連絡事項】など

５．結び

　メールの最後は挨拶で締めています。
　「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」など。

６．返信について

　いただいたメールに対しては、出来るだけ返信をするようにしています。
　特に、相手からの連絡や確認の場合、「了解しました」だけでも返信します。
　メールの内容を理解したという事を伝えたいからです。

７．テンプレートや単語登録など

　メールの基本フォーマットや挨拶分などを登録しておくと、メール作成の時間が短縮できます。
　たとえば、「いつもお世話になっております」などは「いつ」という文字で単語登録しておくと、
　キーボードで入力する文字数が減るので便利です。

いかがでしたか？

もし何かの参考になればと思います。

名古屋のＩＴエンジニア。カウンセリング、悩み相談