メールを書くときに注意していること

こんにちは。です。

私がいつもメールを使う時に気をつけていることをまとめてみたいと思います。

まず、メールのメリットとデメリットについて、まとめますね。

【メリット】
 ・時間を節約できる
 ・同じ内容を複数に同時に送れる
 ・履歴が残る

【デメリット】
 ・相手が読んだかどうがわからない
 ・文書の書き方によっては相手に誤解を与えてしまう。
 ・直接会って伝えた方が早い場合もある。

このようにメールにはメリットとデメリットがあります。

なので、ちょっとした事ではありますが、以下のような事に気を付けてメールを使うようにします。

余計はトラブルは起こしたくないですからね。

 

1.件名

 ひと目で内容がわかる件名をつけるようにしています。

 「○○のお願い」「○○の件の概要をお伝えします」など

 メーリングリストに投稿する場合、読んで欲しい相手の名前を件名に入れることもあります。

 「【○○さんへ】先日の打ち合わせの時にご依頼いただいた件の回答です」など

 大事なメールや返事が欲しい場合も件名に入れてしまいます。
 【重要】【要返信】など


2.宛名を書く

 誰にあてたメールなのかを最初に書いています。
 基本的にフルネームですが、親しい場合は苗字だけにしたり、ニックネームにします。


3.名乗る

 自分の名前を名乗ります。
 名前を書いていないと誰からのメールなのかわかりませんからね。
 宛名とあわせる事も大事です。宛名がフルネームであれば自分もフルネームにしています。


4.本文

 読みやすさに注意して、意味のまとまり毎に改行をいれるようにしています。

 見出しに■や【】などの記号を使うこともよくあります。
 例)■日程 、【連絡事項】など


5.結び

 メールの最後は挨拶で締めています。
 「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」など。


6.返信について

 いただいたメールに対しては、出来るだけ返信をするようにしています。
 特に、相手からの連絡や確認の場合、「了解しました」だけでも返信します。
 メールの内容を理解したという事を伝えたいからです。


7.テンプレートや単語登録など

 メールの基本フォーマットや挨拶分などを登録しておくと、メール作成の時間が短縮できます。
 たとえば、「いつもお世話になっております」などは「いつ」という文字で単語登録しておくと、
 キーボードで入力する文字数が減るので便利です。

 

いかがでしたか?

もし何かの参考になればと思います。

 

 

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